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KI-Warenwirtschaft für einen wachsenden Onlinehändler
Für einen Onlinehändler entwickelten wir eine KI-gestützte Warenwirtschaft, die Lagerverwaltung, Bestellungen, Einkauf und Versand intelligent automatisiert und klassische ERP-Prozesse durch moderne KI ersetzt.
Für einen wachsenden Onlinehändler entwickelten wir eine vollständig individuelle KI-Warenwirtschaft, die klassische Warenwirtschaftsprozesse in einer zentralen, intelligenten Plattform zusammenführt.
Die Lösung verwaltet Artikel, Lagerbestände, Bestellungen, Lieferanten, Einkauf, Versand und Nachbestellungen automatisiert und ersetzt dadurch mehrere zuvor getrennt eingesetzte Systeme.
Mithilfe künstlicher Intelligenz analysiert das System laufend Verkaufszahlen, Lagerbewegungen und Lieferzeiten. Dadurch können Bestände frühzeitig geplant, Engpässe vermieden und interne Prozesse deutlich effizienter gesteuert werden.
Leistungen
Konzeption und Entwicklung einer individuellen, KI-gestützten Warenwirtschaft für die zentrale Verwaltung sämtlicher Artikel-, Lager-, Bestell- und Lieferantenprozesse.
Umsetzung eines webbasierten Verwaltungsbereichs mit automatisierter Bestandsüberwachung, intelligenter Bedarfsplanung, Schnittstellen zu Onlineshops, Versanddienstleistern und internen Unternehmensprozessen.
Fokus der Umsetzung
Der Fokus lag auf der Entwicklung einer zentralen Plattform, die sämtliche Warenbewegungen transparent abbildet und wiederkehrende Abläufe weitestgehend automatisiert.
Zentrale Verwaltung von Artikeln, Varianten und Produktdaten
Live-Überwachung sämtlicher Lagerbestände
KI-gestützte Absatz- und Bedarfsprognosen
Automatische Erstellung von Bestellvorschlägen
Verwaltung von Lieferanten, Einkaufspreisen und Lieferzeiten
Automatisierte Auftrags- und Versandabwicklung
Frühzeitige Erkennung von Engpässen und Überbeständen
Nahtlose Verbindung mit bestehenden Verkaufs- und Versandkanälen
Funktionen der KI-Warenwirtschaft
Zentrale Artikelverwaltung
Artikel, Varianten, Kategorien, Preise, Einkaufskosten, Produktbilder und technische Informationen werden zentral verwaltet und automatisch mit angeschlossenen Verkaufskanälen synchronisiert.
Intelligente Lagerverwaltung
Das System dokumentiert sämtliche Wareneingänge, Verkäufe, Reservierungen, Retouren und Umlagerungen in Echtzeit und stellt aktuelle Bestände übersichtlich dar.
KI-gestützte Absatzprognosen
Verkaufszahlen, saisonale Entwicklungen und historische Bestelldaten werden analysiert, um den zukünftigen Warenbedarf möglichst präzise vorherzusagen.
Automatische Nachbestellungen
Bei drohenden Engpässen erstellt das System automatisch Bestellvorschläge oder übermittelt freigegebene Bestellungen direkt an den jeweiligen Lieferanten.
Lieferantenmanagement
Lieferanten, Konditionen, Einkaufspreise, Mindestbestellmengen und durchschnittliche Lieferzeiten werden zentral erfasst und bei der Beschaffungsplanung berücksichtigt.
Automatisierte Auftragsverarbeitung
Eingehende Bestellungen werden automatisch geprüft, dem Lager zugeordnet, für die Kommissionierung vorbereitet und an die Versandabwicklung übergeben.
Versand- und Labelintegration
Versandlabels können direkt über angebundene Dienstleister wie DHL oder DPD erzeugt werden. Sendungsnummern werden automatisch gespeichert und an die Kunden übermittelt.
Retourenmanagement
Rücksendungen werden strukturiert erfasst, geprüft und abhängig vom Zustand der Ware automatisch wieder eingelagert, gesperrt oder ausgebucht.
Automatische Rechnungs- und Belegerstellung
Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften und interne Belege werden automatisch erstellt und dem jeweiligen Auftrag revisionssicher zugeordnet.
Frühwarnsystem
Die KI erkennt ungewöhnliche Bestandsveränderungen, Lieferverzögerungen, auffällige Retourenquoten oder kritische Lagerreichweiten und informiert die zuständigen Mitarbeiter.
Individuelle Dashboards und Auswertungen
Umsätze, Margen, Lagerwerte, Topseller, Ladenhüter, Lieferantenleistungen und Bestandsentwicklungen werden in übersichtlichen Echtzeit-Dashboards dargestellt.
Automatisierte Prozesssteuerung
Die entwickelte Plattform bildet nicht nur Daten ab, sondern steuert vollständige Geschäftsprozesse automatisiert.
Automatische Übernahme neuer Shopbestellungen
Reservierung der benötigten Artikel im Lager
Erstellung von Pick- und Packlisten
Automatische Generierung von Versandlabels
Übermittlung von Sendungsnummern an Kunden
Aktualisierung der Lagerbestände in allen Verkaufskanälen
Erstellung und Versand von Rechnungen und Lieferscheinen
Automatische Nachbestellung bei kritischen Lagerbeständen
Trotz des hohen Automatisierungsgrades behält das Unternehmen jederzeit die vollständige Kontrolle über alle Prozesse.
Kritische Vorgänge wie größere Bestellungen, ungewöhnliche Bestandsabweichungen oder Änderungen an Einkaufspreisen können mit individuellen Freigabeprozessen abgesichert werden.
Durch rollenbasierte Zugriffsrechte erhält jeder Mitarbeiter ausschließlich Zugriff auf die für seinen Aufgabenbereich relevanten Funktionen und Daten.
Ergebnis
Durch die neue KI-Warenwirtschaft konnten zuvor getrennte Systeme und manuelle Arbeitsabläufe in einer zentralen Plattform zusammengeführt werden.
Lagerbestände werden automatisch überwacht, Bestellungen effizienter verarbeitet und zukünftige Warenbedarfe frühzeitig erkannt. Dadurch konnten Fehlbestände, Überbestände und der tägliche Verwaltungsaufwand deutlich reduziert werden.
Das Unternehmen verfügt nun über eine skalierbare Warenwirtschaft, die mit steigenden Bestellmengen, neuen Verkaufskanälen und zusätzlichen Lagerstandorten flexibel erweitert werden kann.
Lieferung
Die KI-Warenwirtschaft wurde vollständig konzipiert, entwickelt, getestet und in die bestehende Systemlandschaft des Kunden integriert.
Bestehende Artikel-, Kunden-, Bestell- und Lagerdaten wurden übernommen und mit den angeschlossenen Onlineshops, Versanddienstleistern und internen Geschäftsprozessen verbunden.
Durch die Kombination aus Warenwirtschaft, Prozessautomatisierung und künstlicher Intelligenz entstand eine zentrale Unternehmenslösung, die klassische Warenwirtschaftssysteme ersetzt und nahezu den gesamten Warenfluss digital steuert.
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Technisch notwendigImmer aktiv
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Anonymer Tages-Hash (IP gekürzt + UA + Tag + geheimer Salt)
Eigener Server (DE)
Hash rotiert täglich, kein Cross-Day-Tracking
Bei Widerspruch: Es wird ausschließlich ein Opt-Out-Cookie (mrw_analytics_optout) für 1 Jahr gespeichert, damit dein Widerspruch beachtet wird. Sonst nichts.
Rechtliche Hinweise
1. Datenschutz auf einen Blick
Allgemeine Hinweise
Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit deinen personenbezogenen Daten passiert, wenn du diese Website besuchst. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen du persönlich identifiziert werden kannst.
Datenerfassung auf dieser Website
Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung?
Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Die Kontaktdaten findest du im Abschnitt „Verantwortlicher" dieser Datenschutzerklärung.
Wie erfassen wir deine Daten?
Deine Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass du uns diese mitteilst (z.B. bei der Registrierung, bei einer Bestellung, über das Kontaktformular, im Bewerbungsprozess oder bei Vertragsabschluss). Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst (z.B. technische Daten wie Browser, Betriebssystem, Uhrzeit des Seitenaufrufs).
2. Verantwortlicher
Mr. White Webagentur
Auras & Bielawski GbR
Eduard-Bäumer-Str. 4
56288 Kastellaun
Deutschland
Diese Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige Daten handeln.
Anbieter
ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich
Inh. René Münnich
Hauptstraße 68
02742 Friedersdorf
Deutschland
Die Server von ALL-INKL.COM befinden sich ausschließlich in Deutschland. Eine Datenübermittlung in Drittländer findet im Rahmen des Hostings nicht statt.
Auftragsverarbeitung
Wir haben mit ALL-INKL.COM einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Damit ist sichergestellt, dass der Hoster personenbezogene Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und im Einklang mit der DSGVO verarbeitet.
Rechtsgrundlage
Der Einsatz des Hosters erfolgt im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
4. Domain-Services
Welche Daten werden erhoben?
Wenn du uns mit der Registrierung oder Verwaltung einer Domain beauftragst (Domain-Reselling), erheben wir:
Vollständiger Name bzw. Firmenname
Anschrift
E-Mail-Adresse
Telefonnummer (optional, je nach Registrar)
Bei Unternehmen: Handelsregisternummer, USt-IdNr.
Zweck der Verarbeitung
Die Daten werden verwendet für:
Registrierung der Domain beim zuständigen Registrar
WHOIS-Eintrag (je nach Domain-Endung und Registrar-Richtlinien)
Vertragsabwicklung und Kommunikation
Erfüllung rechtlicher Anforderungen der Registrierungsstellen
Weitergabe an Dritte
Bei Domain-Registrierungen werden deine Daten an die zuständigen Registrierungsstellen (z.B. DENIC für .de-Domains) und unseren Registrar-Partner weitergegeben. Dies ist für die Domain-Registrierung zwingend erforderlich.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) – Die Datenweitergabe ist für die Registrierung der Domain erforderlich.
Speicherdauer
Die Daten werden für die Dauer der Domain-Registrierung gespeichert. Nach Kündigung oder Transfer der Domain werden die Daten gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt.
5. Kontaktformular
Welche Daten werden erhoben?
Bei Nutzung unseres mehrstufigen Kontaktformulars erheben wir:
Vor- und Nachname (Pflichtfeld)
E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)
Telefonnummer (optional)
Firmenname (optional)
Gewünschte Leistung (Webentwicklung, KI, Marketing, 3D-Druck, Print, Hosting etc.)
Projektbeschreibung / Nachricht (Pflichtfeld)
Optional: Budget-Range, Zeitrahmen
Zweck der Verarbeitung
Die Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung deiner Anfrage und für eventuelle Rückfragen verwendet. Sie helfen uns, dir gezielt mit dem passenden Ansprechpartner und Angebot zu antworten.
Speicherung und Weitergabe
Wichtig: Die Daten aus dem Kontaktformular werden nicht in einer Datenbank gespeichert, sondern ausschließlich per E-Mail an uns übermittelt. Die E-Mail wird auf unserem E-Mail-Server gespeichert.
Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) – Du stimmst der Verarbeitung durch Aktivieren der Checkbox im Formular zu.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) – Die Verarbeitung dient der Bearbeitung deiner Anfrage.
Speicherdauer
Die E-Mails werden so lange aufbewahrt, wie es für die Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist. Bei Geschäftsanbahnung gelten die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre). Du kannst jederzeit die Löschung verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
6. Karriere & Bewerbungen
Welche Daten werden erhoben?
Wenn du dich auf eine ausgeschriebene Stelle oder initiativ bewirbst, verarbeiten wir folgende Daten:
Die Daten werden ausschließlich zum Zweck der Bewerberauswahl im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeitet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
Rechtsgrundlage
Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG (Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext) – Die Verarbeitung ist für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Anbahnung eines Vertragsverhältnisses.
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) – Falls du der Aufnahme deiner Bewerbung in unseren Talent-Pool zustimmst.
Speicherdauer
Bei einer Absage werden deine Bewerbungsunterlagen spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Diese Frist berücksichtigt die Verteidigung gegen mögliche Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG, 2 Monate Klagefrist + Sicherheitspuffer).
Wenn du der Aufnahme in unseren Talent-Pool zustimmst, speichern wir deine Daten für maximal 24 Monate. Du kannst diese Einwilligung jederzeit per E-Mail an hello@mr-white.de widerrufen.
Bei Einstellung werden die Bewerbungsunterlagen Bestandteil deiner Personalakte.
Sensible Daten
Wir bitten dich, in deinen Bewerbungsunterlagen auf die Angabe besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) zu verzichten – also Religion, Gesundheitsdaten, sexuelle Orientierung, Gewerkschaftszugehörigkeit etc. Diese sind für die Auswahlentscheidung nicht erforderlich.
7. KI-Entwicklung & KI-gestützte Services
Wir entwickeln im Auftrag unserer Kunden KI-Systeme (Chatbots, RAG-Pipelines, Custom-Modelle, Trading-Agenten, Lernplattformen). Im Folgenden erläutern wir, wie wir mit personenbezogenen Daten in diesem Kontext umgehen — sowohl auf unserer eigenen Website als auch in Kundenprojekten.
7.1 Eingesetzte KI-Anbieter
Je nach Projekt und in Abstimmung mit dem Kunden setzen wir folgende Drittanbieter-KI-Modelle ein:
Google LLC (USA) — Gemini-Modelle, Vertex AI. Datenschutz · zertifiziert nach EU-US Data Privacy Framework
Pinecone Systems Inc. (USA) — Vektor-Datenbanken für RAG. Datenschutz · EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), DPA verfügbar
7.2 Datenübermittlung in Drittländer
Bei Einsatz US-basierter KI-Anbieter werden personenbezogene Daten in die USA übermittelt. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage:
des EU-US Data Privacy Frameworks (sofern der Anbieter zertifiziert ist) oder
der EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO
Die Anbieter haben sich verpflichtet, dass die übermittelten Daten nicht für das Training ihrer Modelle verwendet werden, sofern dies in den Nutzungsbedingungen so vorgesehen ist (API-Nutzung im Business-Kontext).
7.3 Lokale & Open-Source-Modelle
Auf Wunsch des Kunden setzen wir auch lokal betriebene Open-Source-Modelle (z.B. Llama 3, Mistral) auf europäischer Infrastruktur ein, sodass keine Datenübermittlung an US-Anbieter erfolgt. Dies ist insbesondere bei Projekten mit besonders sensiblen Daten (Gesundheit, Finanzen, Personalwesen) der Standardansatz.
7.4 KI-gestützte Funktionen auf dieser Website
Auf unserer eigenen Website setzen wir den KI-Chatbot „Mika" ein. Details zur Funktionsweise, den verarbeiteten Daten, Speicherdauer und deinen Rechten findest du im nachfolgenden Abschnitt 8.
Darüber hinaus nutzen wir KI im Backend für interne Aufgaben (Recherche, Code-Unterstützung, SEO-Analysen) — diese internen Verarbeitungen betreffen keine Besucher-Daten.
7.5 Verantwortung & Halluzinationen
KI-generierte Inhalte können fachlich unzutreffend, unvollständig oder kontextfrei sein („Halluzinationen"). Wir setzen branchenübliche Maßnahmen zur Qualitätssicherung ein (Source-Citations, menschliche Letztprüfung), übernehmen aber keine Garantie für die inhaltliche Korrektheit von KI-Outputs.
7.6 Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bei Kundenprojekten
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) bei interner Nutzung
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) bei optionalen KI-Features für Besucher
7.7 Auftragsverarbeitung & AVV
Mit allen genannten KI-Anbietern, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, schließen wir Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Die jeweiligen DPAs (Data Processing Addendums) der Anbieter sind öffentlich verfügbar.
8. Mika · KI-Chatbot auf dieser Website
Auf unserer Website bieten wir einen KI-gestützten Beratungs-Chatbot namens „Mika" an. Mika beantwortet Fragen zu unseren Leistungen, Projekten und unserer Agentur und nimmt auf Wunsch ein strukturiertes Briefing für eine Angebot-Anfrage auf.
8.1 Wann werden Daten verarbeitet?
Eine Datenverarbeitung findet ausschließlich dann statt, wenn du den Chat aktiv öffnest und der Datenverarbeitung zustimmst. Vor der ersten Nachricht musst du explizit auf „Einverstanden, Chat starten" klicken. Ohne diese Einwilligung werden keine Daten an unsere Server oder externe KI-Anbieter übertragen.
8.2 Welche Daten werden verarbeitet?
Beim Öffnen des Chats (technisch notwendig):
Eine zufällig generierte Session-ID (UUID), gespeichert in deinem Browser (localStorage)
Dein Einwilligungs-Status (gespeichert im localStorage, Schlüssel mwcb_consent)
URL der Seite, von der aus du den Chat öffnest
Ein gehashter Wert deines User-Agents (technische Browser-Kennung) — nicht zurückrechenbar auf den Original-Wert
Während des Chats:
Der Inhalt deiner Nachrichten (Eingabetext)
Die generierten Antworten von Mika
Zeitstempel der Nachrichten
Token-Verbrauch und Modell-Identifier (für Kostenkontrolle)
Bei einer Angebot-Anfrage über Mika (nur wenn du dich aktiv dafür entscheidest):
Mika nutzt — abhängig von der eingestellten Konfiguration — eines oder mehrere der folgenden Modelle:
OpenAI, L.L.C. (USA) — Embeddings (text-embedding-3-small) für die semantische Suche in unserer Website-Wissensdatenbank sowie GPT-Modelle für die Antwort-Generierung
Anthropic, PBC (USA) — Claude-Modelle als alternative Antwort-Generierung
Bei jeder Anfrage übermitteln wir deine aktuelle Frage, einen Auszug der Konversations-Historie sowie kontextrelevante Inhalte aus unserer öffentlichen Website an den jeweiligen Anbieter. Die Anbieter haben sich vertraglich verpflichtet, dass die übermittelten Daten nicht für das Training ihrer Modelle verwendet werden (API-Nutzung im Business-Kontext).
Hinweis zu personenbezogenen Daten im Chat: Wenn du im Verlauf der Konversation personenbezogene Daten eingibst — insbesondere im Rahmen der Briefing-Aufnahme für eine Angebot-Anfrage (Name, E-Mail-Adresse, Telefon, Firma, Branche, aktuelle Website, Projektbeschreibung) — sind auch diese Daten Teil der Konversation und werden bei der Beantwortung deiner Folgefragen mit an den KI-Anbieter übermittelt, soweit sie im verarbeiteten Konversations-Auszug enthalten sind. Wir empfehlen dir, keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO, z.B. Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen) im Chat einzugeben.
Embeddings werden ausschließlich aus der öffentlich abrufbaren Inhaltsstruktur unserer Website gebildet — nicht aus Konversations-Inhalten oder personenbezogenen Daten unserer Besucher.
8.4 Datenübermittlung in Drittländer (USA)
Die Übermittlung an OpenAI und Anthropic erfolgt in die USA. Rechtsgrundlage:
EU-US Data Privacy Framework (DPF) — beide Anbieter sind unter dem DPF zertifiziert. Aktuelle Zertifizierungen prüfbar unter dataprivacyframework.gov/list.
EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO als zusätzliche Schutzmaßnahme
Auftragsverarbeitungsverträge (AVV / DPAs) nach Art. 28 DSGVO mit beiden Anbietern liegen abgeschlossen vor und sind auf Anfrage einsehbar (E-Mail an hello@mr-white.de).
Hinweis zur Schrems-II-Rechtsprechung: Trotz DPF-Zertifizierung und SCC verbleibt bei Datentransfer in die USA ein theoretisches Restrisiko aufgrund des US-amerikanischen Cloud-Acts und FISA-702. Wir reduzieren dieses Risiko durch:
Verzicht auf Übermittlung besonders sensibler Datenkategorien (Art. 9 DSGVO) — wir empfehlen dir, solche Daten nicht in den Chat einzugeben
Pseudonymisierung wo möglich (gehashter User-Agent statt Klartext, anonyme Session-IDs)
API-Nutzung im Business-Kontext mit vertraglicher Zusicherung der Anbieter, dass Daten nicht für KI-Training verwendet werden
Konkrete Speicherdauer-Begrenzung auf der Anbieter-Seite (siehe DPAs)
8.4.1 Subprozessoren der KI-Anbieter
Sowohl OpenAI als auch Anthropic setzen ihrerseits Subprozessoren ein (insbesondere Cloud-Infrastruktur-Anbieter wie AWS und Google Cloud). Eine aktuelle Liste der Subprozessoren findest du in den jeweiligen Trust Centern der Anbieter:
8.5 Wie werden die Daten gespeichert & weiterverarbeitet?
Konversationen: Der Chat-Verlauf wird auf unserem Server in Deutschland (ALL-INKL.COM) in einer separaten Datenbank gespeichert (Tabellen wp_mwcb_conversations und wp_mwcb_messages). Keine Konversation wird auf den Endgeräten der KI-Anbieter persistent gespeichert.
Angebot-Anfragen: Sobald du Mika eine konkrete Angebot-Anfrage übergibst und die Aufnahme bestätigst, werden die strukturierten Briefing-Daten zusätzlich in einer separaten Anfragen-Datenbank (wp_mwcb_inquiries) auf demselben Server gespeichert. Dadurch können wir deine Anfrage auch dann bearbeiten, wenn der Konversations-Verlauf später (siehe Speicherdauer in 8.6) automatisch gelöscht wurde.
E-Mail-Versand bei Anfrage-Bestätigung: Beim Abschluss der Briefing-Aufnahme verschicken wir zwei E-Mails:
Eine interne Benachrichtigung an unser Team (hello@mr-white.de) mit allen Briefing-Daten, damit wir uns innerhalb unserer Geschäftszeiten persönlich bei dir melden können
Eine Bestätigungs-E-Mail an die von dir angegebene E-Mail-Adresse mit einer Zusammenfassung deiner Anfrage und den nächsten Schritten
Beide E-Mails werden über unseren E-Mail-Server (ALL-INKL.COM, Deutschland) verschickt. Die Inhalte der E-Mails werden gemäß den unten genannten Speicherfristen aufbewahrt.
8.6 Speicherdauer
Konversationen: standardmäßig 30 Tage, danach automatische Löschung. Die Speicherdauer ist im Plugin konfigurierbar.
Angebot-Anfragen: Bis zur abschließenden Bearbeitung der Anfrage und ggf. anschließender Vertragsdauer (siehe Abschnitt 5 „Kontaktformular"). Bei Vertragsabschluss greifen die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten von bis zu 10 Jahren.
Session-ID und Consent in deinem Browser-localStorage: bis du sie selbst löschst oder den Chat-Verlauf zurücksetzt (Button „Neuer Chat").
8.7 Rechtsgrundlage
Die Datenverarbeitung im Chatbot erfolgt auf Grundlage:
Deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) — Du klickst aktiv auf „Einverstanden, Chat starten"
Vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) — sobald du Mika eine konkrete Angebot-Anfrage übergibst
8.7.1 Übergabe vom Beratungschat zur Angebot-Anfrage
Wenn du innerhalb des Chats von der reinen Beratung zur konkreten Angebot-Anfrage übergehst (Eingabe von Name, E-Mail-Adresse und weiteren Briefing-Daten), erfolgt eine erweiterte Datenverarbeitung — die Rechtsgrundlage ändert sich von Einwilligung (lit. a) zu vorvertraglichen Maßnahmen (lit. b).
Du wirst im Chat-Widget vor dem ersten Schritt der Briefing-Aufnahme darauf hingewiesen. Du kannst die Briefing-Aufnahme jederzeit abbrechen, ohne dass bis dahin eingegebene Daten in unsere Anfragen-Datenbank übernommen werden — die Übernahme erfolgt erst mit deiner ausdrücklichen Bestätigung am Ende der Briefing-Strecke.
8.7.2 Nachweis und Protokollierung deiner Einwilligung
Um deine Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 1 DSGVO nachweisen zu können, protokollieren wir server-seitig bei jeder erteilten Einwilligung:
Zeitstempel der Einwilligung (UTC)
Verwendeter Einwilligungstext (Versionierung) — damit nachvollziehbar bleibt, welcher Wortlaut bei Erteilung galt
Anonyme Session-ID (UUID), die deinem Browser zugeordnet ist
URL, von der aus die Einwilligung erteilt wurde
Diese Protokolldaten werden für die Dauer der Speicherung des zugehörigen Chat-Verlaufs aufbewahrt (siehe 8.6) und dienen ausschließlich dem Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden.
8.8 Widerruf der Einwilligung
Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Konkret hast du folgende Möglichkeiten:
Klick auf „Neuer Chat" im Chat-Widget — startet eine neue Session und verwirft die alte Session-ID
Löschen der localStorage-Werte mwcb_session_id und mwcb_consent in deinem Browser
E-Mail an hello@mr-white.de mit der Bitte um Löschung deiner Konversations-Daten — bitte gib dazu deine Session-ID an, falls noch verfügbar
8.9 Was Mika NICHT tut
Keine automatische Profilbildung im Sinne von Art. 22 DSGVO
Keine Weitergabe deiner Daten an Werbenetzwerke oder Tracking-Anbieter
Keine dauerhafte Identifikation über Sessions hinweg, sofern du localStorage löschst
Keine Speicherung deiner IP-Adresse in der Konversations-Datenbank
8.10 Inhaltliche Verbindlichkeit der Antworten
Mika ist ein KI-Assistent. Antworten können fehlerhaft, unvollständig oder veraltet sein. Verbindlich sind ausschließlich schriftliche Aussagen unseres Teams (E-Mail oder im unterzeichneten Vertrag). Insbesondere stellen Antworten von Mika kein verbindliches Angebot im Rechtssinne dar.
Der Einsatz eines KI-gestützten Chatbots stellt eine Verarbeitung mit „neuen Technologien" im Sinne von Art. 35 DSGVO dar. Wir haben für Mika eine Schwellwertanalyse durchgeführt mit folgendem Ergebnis:
Verarbeitung erfolgt nicht in großem Umfang (kleine Webagentur, < 10.000 Konversationen/Jahr erwartet)
Keine systematische Bewertung persönlicher Aspekte (Art. 35 Abs. 3 lit. a) — Mika erstellt keine Profile
Keine Verarbeitung besonderer Datenkategorien (Art. 9 DSGVO) — wir empfehlen User aktiv, solche Daten nicht einzugeben
Keine systematische umfangreiche Überwachung (Art. 35 Abs. 3 lit. c)
Auf Grundlage dieser Analyse ist nach unserer Einschätzung keine vollständige DSFA gemäß Art. 35 DSGVO erforderlich. Die Schwellwertanalyse selbst ist intern dokumentiert und wird auf Anfrage von Aufsichtsbehörden vorgelegt. Bei Änderungen am Verarbeitungszweck (z.B. signifikanter Anstieg der Nutzungszahlen, Einsatz für Mitarbeiterverfahren) wird die Bewertung neu vorgenommen.
8.12 Deine Betroffenenrechte bei Mika
Da deine Konversation lediglich über eine zufällige Session-ID identifiziert wird und wir keine direkte Zuordnung zu deiner Person speichern, benötigen wir für Auskunfts-, Berichtigungs-, Lösch- und Datenportabilitätsanfragen deine Session-ID. Diese findest du:
Im Chat-Widget unter „Einstellungen" oder „Über diesen Chat"
Im localStorage deines Browsers unter dem Schlüssel mwcb_session_id (Browser-Entwicklertools → Application/Anwendung → Local Storage)
Auskunft über die zu deiner Session gespeicherten Daten verlangen (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung deiner Konversation (Art. 17 DSGVO)
Übertragung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format anfordern (Art. 20 DSGVO)
Hast du im Rahmen einer Angebot-Anfrage deine Kontaktdaten hinterlassen, können wir dich auch ohne Session-ID identifizieren — eine E-Mail an die genannte Adresse genügt dann.
8.13 Voice-Modus (Sprach-Eingabe)
Mika bietet optional einen Voice-Modus, mit dem du per Mikrofon sprechen statt tippen kannst. Wegen der besonders sensiblen Datenkategorie (Audio-Aufnahme) gelten hier zusätzliche Schutzmaßnahmen:
Eigene Einwilligung erforderlich: Vor dem ersten Mikrofon-Klick zeigen wir dir einen separaten Hinweis-Dialog. Erst nach deiner ausdrücklichen Bestätigung wird das Mikrofon aktiviert.
Live-Übertragung an OpenAI (USA): Audio-Daten werden über WebRTC live an die OpenAI Realtime API übermittelt. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie auf Basis des EU-US Data Privacy Frameworks (DPF) und der EU-Standardvertragsklauseln (siehe Abschnitt 8.4).
Maximale Sitzungsdauer: Voice-Sessions sind technisch auf 3 Minuten pro Gespräch begrenzt, damit keine ungewollten Daueraufzeichnungen entstehen.
Speicherdauer: Die Voice-Session-Metadaten (keine Audio-Aufnahmen!) werden in einer separaten Datenbank-Tabelle wp_mwcb_voice_sessions auf unserem Server in Deutschland gespeichert: Start-/Endzeit, Modell-Identifier, Token-Verbrauch. Die Audio-Daten selbst werden weder bei uns noch bei OpenAI persistent gespeichert (siehe DPA mit OpenAI). Voice-Session-Metadaten werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.
Kein Audio-Mitschnitt bei Mr. White: Wir speichern keine Audio-Streams, keine Voice-Aufnahmen und keine biometrischen Voice-Prints. Lediglich der Text-Transcript (was du gesagt hast und was Mika geantwortet hat) wird wie ein normaler Chat-Verlauf in wp_mwcb_messages gesichert — und unterliegt der gleichen 30-Tage-Speicherfrist.
Mikrofon-Berechtigung: Du kannst die Mikrofon-Erlaubnis in deinem Browser jederzeit widerrufen. Mika kann ohne Mikrofon weiterhin per Tastatur genutzt werden.
Voice ist standardmäßig deaktiviert und wird nur aktiv, wenn der Mr. White Site-Admin den Voice-Modus bewusst freischaltet.
9. Online-Marketing & SEO
Im Rahmen unserer Online-Marketing-Dienstleistungen für Kunden sowie auf unserer eigenen Website kommen verschiedene Tools und Plattformen zum Einsatz. Hier erläutern wir, welche Tools wir auf dieser Website nutzen.
9.1 Google Search Console
Wir nutzen die Google Search Console zur Überwachung der Sichtbarkeit unserer Website in der Google-Suche. Die Search Console verarbeitet aggregierte Daten zu Suchanfragen, Klicks und Impressionen — keine personenbezogenen Daten einzelner Nutzer.
Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an SEO-Optimierung).
9.2 Server-Logs
Unser Hosting-Provider erstellt automatisch Server-Log-Dateien, die folgende Daten enthalten:
Aufgerufene URL
Referrer (verweisende Seite)
Browsertyp und -version
Verwendetes Betriebssystem
Hostname des zugreifenden Rechners
Uhrzeit der Serveranfrage
IP-Adresse (anonymisiert nach 7 Tagen)
Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung des störungsfreien Betriebs der Website und zur Fehleranalyse verwendet. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen erfolgt nicht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Funktionalität).
9.3 Schriftarten (Webfonts)
Wir verwenden auf dieser Website ausschließlich lokal gehostete Schriftarten. Es findet keine Verbindung zu externen Schrift-CDNs (z.B. Google Fonts) statt — somit werden auch keine personenbezogenen Daten an Drittanbieter übermittelt.
9.4 Tracking-Tools (mit Einwilligung)
Sollten wir zukünftig Analyse- oder Tracking-Tools (z.B. Matomo, Plausible, Google Analytics) einsetzen, geschieht dies ausschließlich nach deiner ausdrücklichen Einwilligung über unser Cookie-Banner. Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen.
9.5 In Kundenprojekten genutzte Marketing-Tools
Im Rahmen von Marketing-Aufträgen für unsere Kunden nutzen wir auf deren Webseiten u.a. Google Ads, Meta Ads, LinkedIn Ads, Google Analytics, Matomo, SEO-Analyse-Tools wie Sistrix oder ahrefs. Die jeweilige Datenverarbeitung obliegt der Verantwortung des jeweiligen Kunden und ist Gegenstand des dortigen Auftragsverarbeitungsvertrags.
10. Verträge & digitale Signatur
Welche Daten werden erhoben?
Wenn wir mit dir einen Vertrag schließen oder du einen Vertrag digital signierst, verarbeiten wir:
Bei digitaler Signatur: Name des Unterzeichners, E-Mail, Datum/Uhrzeit, IP-Adresse, User-Agent
Signatur-Token zur eindeutigen Zuordnung
Zweck der Verarbeitung
Die Daten werden verwendet für:
Vertragsabschluss und -abwicklung
Rechtssicheren Nachweis der Vertragsbestätigung (eIDAS Art. 25)
Rechnungsstellung und buchhalterische Dokumentation
Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
Art der Signatur
Wir nutzen eine einfache elektronische Signatur (EES) nach Art. 25 eIDAS-Verordnung. Mit Klick auf „Verbindlich bestätigen" auf der Vertragsseite wird der Vertrag rechtsverbindlich abgeschlossen. Die Bestätigung wird mit Datum, Uhrzeit, IP-Adresse und Browser-Typ als Beweis protokolliert.
Diese Form der Signatur ist für kommerzielle B2B-Verträge nach geltendem deutschen Recht ausreichend. Für Verträge, die per Gesetz die Schriftform erfordern, nutzen wir auf Anfrage qualifizierte elektronische Signaturen (QES).
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung – Steuer- und Handelsrecht)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Beweis der Zustimmung – nur für IP/User-Agent-Logging)
Speicherdauer
Verträge und zugehörige Buchhaltungsdaten werden gemäß § 147 AO und § 257 HGB 10 Jahre aufbewahrt. Andere vertragsbezogene Daten werden nach 3 Jahren ab Vertragsende gelöscht (regelmäßige Verjährungsfrist nach § 195 BGB), sofern keine längeren Aufbewahrungspflichten bestehen.
Weitergabe
Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (z.B. an Steuerberater, Gerichte im Streitfall, Bank zur Zahlungsabwicklung).
Zahlungsabwicklung über Mollie
Für Online-Zahlungen in unserem Bestellprozess setzen wir den Zahlungsdienstleister Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande, ein. Bei einer Bestellung werden die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten an Mollie übermittelt: Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Bestell- und Zahlungsinformationen sowie die IP-Adresse (zur Betrugsprävention).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherer, betrugsfreier Zahlungsabwicklung). Mollie ist als Zahlungsinstitut selbst datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Zahlungsabwicklung und unterliegt als niederländisches Unternehmen unmittelbar der DSGVO sowie den zahlungsrechtlichen Aufbewahrungspflichten (PSD2).
Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind:
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Cookie-freie, server-seitige Reichweitenmessung
Zur Verbesserung unseres Angebots betreiben wir eine vollständig cookie-freie Server-Side-Reichweitenanalyse. Erfasst werden ausschließlich: aufgerufene Seite (URL/Titel), Referrer-Domain (ohne Pfad/Query), ggf. UTM-Parameter, Geräte-Typ (Desktop/Mobile/Tablet) sowie Browser-Familie und Betriebssystem.
Zur Erkennung wiederkehrender Besucher (für die reine Anzahl an „Unique Visitors" pro Tag) erzeugen wir einen tagesgebundenen anonymen Hash aus deiner gekürzten IP-Adresse, dem User-Agent, dem aktuellen Datum und einem geheimen, zufällig generierten Salt. Dieser Hash rotiert täglich — eine Wiedererkennung über mehrere Tage hinweg ist technisch ausgeschlossen. IP-Adressen werden vor dem Hashen gekürzt (IPv4: letztes Oktett auf 0 gesetzt, IPv6: gekürzt auf /48) und nicht im Klartext gespeichert. Es werden keine Cookies und keine clientseitigen Identifier (kein localStorage, kein sessionStorage) verwendet. Aggregierte Statistik-Daten werden für maximal 6 Monate aufbewahrt.
Es findet keine Übermittlung an Drittanbieter statt — kein Google Analytics, kein Matomo Cloud, kein externer Geo-Lookup. Die Daten werden ausschließlich auf unserem deutschen Server (ALL-INKL.COM, Standort Deutschland) verarbeitet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer datensparsamen, anonymen Reichweitenanalyse). Da keine Cookies oder vergleichbare Speichertechniken auf deinem Endgerät eingesetzt werden, ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Du kannst der Reichweitenmessung jederzeit widersprechen. Klicke dafür im Cookie-Banner (Hexagon-Icon unten rechts) auf den Toggle „Reichweitenmessung". Bei einem Widerspruch wird ein einzelner Opt-Out-Cookie (mrw_analytics_optout) für 1 Jahr gespeichert, damit dein Widerspruch dauerhaft beachtet wird. Außerdem respektieren wir den Do-Not-Track-Header deines Browsers — ist DNT aktiv, findet kein Tracking statt.
12. Kundenbewertungen & Testimonials
Auf unserer Website veröffentlichen wir Kundenstimmen (Testimonials). Im Rahmen der Veröffentlichung verarbeiten wir personenbezogene Daten der zitierten Personen.
Welche Daten?
Name, Funktion/Rolle, Unternehmen (sofern angegeben), Bewertungstext, ggf. Profilbild — jeweils nur in dem Umfang, dem die Person zugestimmt hat.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Vor jeder Veröffentlichung holen wir eine schriftliche Freigabe der zitierten Person ein. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Authentizitätsprüfung (§ 5b Abs. 3 UWG)
Wir veröffentlichen ausschließlich Bewertungen von Kunden, mit denen wir nachweislich Projekte abgeschlossen haben. Die Echtheit prüfen wir durch Abgleich mit unserer Projektdokumentation. Damit erfüllen wir die Transparenzanforderungen für Verbraucherbewertungen.
Speicherdauer
Bewertungen bleiben veröffentlicht, solange die Einwilligung der zitierten Person besteht und ein berechtigtes Interesse an der Darstellung besteht. Bei Widerruf wird der Beitrag zeitnah entfernt oder anonymisiert.
Widerruf
Eine zitierte Person kann jederzeit per E-Mail an hello@mr-white.de die Entfernung oder Anonymisierung ihrer Bewertung verlangen.
13. Deine Rechte
Du hast gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich deiner personenbezogenen Daten:
Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
Du kannst Auskunft über deine von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Du kannst die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung deiner bei uns gespeicherten Daten verlangen.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Du kannst die Löschung deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
Du kannst die Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Du kannst verlangen, deine personenbezogenen Daten, die du uns bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Du kannst jederzeit gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten Widerspruch einlegen, wenn diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO basiert.
Beschwerderecht
Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständig für uns ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz datenschutz.rlp.de
Mr. White Webagentur
Auras & Bielawski GbR
Eduard-Bäumer-Str. 4
56288 Kastellaun
Deutschland
Kontakt
E-Mail: hello@mr-white.de
Kontaktformular: https://mr-white.de/kontakt/Antwort innerhalb von 60 Minuten während unserer Geschäftszeiten.
Geschäftszeiten
Montag bis Freitag von 09:00 bis 18:00 Uhr
An Samstagen, Sonntagen und Feiertagen geschlossen.
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DE456276417
Geschäftsführer
Wadim Auras, André Bielawski
Verantwortlich für den Inhalt nach § 18 Abs. 2 MStV
Wadim Auras, André Bielawski Eduard-Bäumer-Str. 4 56288 Kastellaun
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Als Diensteanbieter sind wir gemäß § 7 Abs. 1 DDG für eigene Inhalte auf diesen Seiten nach den allgemeinen Gesetzen verantwortlich. Als Diensteanbieter sind wir jedoch nicht verpflichtet, übermittelte oder gespeicherte fremde Informationen zu überwachen oder nach Umständen zu forschen, die auf eine rechtswidrige Tätigkeit hinweisen (Art. 8 der Verordnung (EU) 2022/2065 — Digital Services Act).
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Urheberrecht
Die durch die Seitenbetreiber erstellten Inhalte und Werke auf diesen Seiten unterliegen dem deutschen Urheberrecht.
Wir richten unsere Leistungen ausschließlich an Unternehmer (B2B) und schließen keine Verträge mit Verbrauchern ab. Eine Teilnahme an Streitbeilegungsverfahren vor Verbraucherschlichtungsstellen findet daher nicht statt (§ 36 VSBG).
Berufsbezeichnung & berufsrechtliche Regelungen
Berufsbezeichnung: Webagentur (nicht reglementiert).
Verliehen in: Deutschland
Tätigkeitsbereich
Webentwicklung, KI-Entwicklung, Online-Marketing & SEO, Hosting, Domain-Services, 3D-Druck und Printmedien.
Detaillierte Vertragsbedingungen findest du in unseren AGB.
Informationen zum Umgang mit deinen Daten findest du in unserer Datenschutzerklärung.
Bildnachweise
Sofern nicht anders gekennzeichnet, stammen alle auf dieser Website verwendeten Bilder, Grafiken und Illustrationen aus eigener Erstellung der Mr. White Webagentur oder von lizenzierten Stockmaterial-Anbietern. Bei einzelnen Drittquellen ist der Urheber direkt am Bild oder im jeweiligen Beitrag genannt.
Kontaktformular
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Hinweis B2B: Wir richten unsere Leistungen ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB sowie an juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verträge mit Verbrauchern (§ 13 BGB) schließen wir nicht ab.
§ 1 Geltungsbereich
(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Geschäftsbeziehungen zwischen der Mr. White Webagentur, Auras & Bielawski GbR, Eduard-Bäumer-Str. 4, 56288 Kastellaun (nachfolgend „Auftragnehmer" oder „wir") und ihren Auftraggebern (nachfolgend „Auftraggeber" oder „du").
(2) Es gelten ausschließlich diese AGB. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Auftraggebers werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als wir ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt haben.
(3) Individuelle Vereinbarungen (z.B. in einem Einzelvertrag) haben Vorrang vor diesen AGB.
(4) Maßgeblich ist die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültige Fassung der AGB.
§ 2 Vertragsschluss & Angebote
(1) Unsere Angebote sind freibleibend und unverbindlich, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich gekennzeichnet sind oder eine bestimmte Annahmefrist enthalten.
(2) Ein Vertrag kommt zustande durch:
schriftliche Auftragsbestätigung durch uns,
digitale Signatur eines individuellen Vertrags (siehe § 20),
Beginn der Leistungserbringung durch uns.
(3) Anfragen über das Kontaktformular oder per E-Mail stellen kein verbindliches Angebot dar, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots durch uns.
§ 3 Leistungen im Überblick
Wir erbringen — je nach Vereinbarung — folgende Leistungen:
Konzeption, Gestaltung und Entwicklung von Webanwendungen, Websites, Webshops
Wartung, Pflege und technischer Support für Webanwendungen
Entwicklung individueller KI-Systeme (Chatbots, RAG, Trading-Agenten, Lernplattformen, Custom-Modelle)
Online-Marketing-Dienstleistungen (SEO, SEA, Content, Social Ads)
Die konkreten Leistungen ergeben sich aus dem jeweiligen Einzelvertrag bzw. der Auftragsbestätigung.
§ 4 Webentwicklung
(1) Wir erstellen Webanwendungen nach den im Einzelvertrag dokumentierten Spezifikationen.
(2) Soweit nicht anders vereinbart, erfolgt die Entwicklung in einem agilen, iterativen Prozess mit regelmäßigen Abstimmungen.
(3) Wir setzen branchenübliche Open-Source-Komponenten ein (z.B. WordPress, Frameworks, Bibliotheken). Lizenzbedingungen der jeweiligen Drittanbieter bleiben unberührt.
(4) Browser-Kompatibilität: Wir gewährleisten die Funktion in den jeweils aktuellen Versionen von Chrome, Firefox, Safari und Edge. Ältere Browser sind nur bei expliziter Vereinbarung Vertragsgegenstand.
(5) Mobile Optimierung ist standardmäßig im Lieferumfang enthalten.
§ 5 Wartung & Pflege
(1) Wartungsverträge umfassen — je nach Vereinbarung — Sicherheitsupdates, Plugin-Pflege, Backup-Monitoring, Performance-Optimierung und kleinere inhaltliche Anpassungen.
(2) Im Einzelvertrag wird ein monatliches Stundenkontingent vereinbart. Nicht verbrauchte Stunden verfallen zum Monatsende und werden nicht übertragen, sofern nicht abweichend vereinbart.
(3) Über das Stundenkontingent hinausgehender Aufwand wird nach vorheriger Abstimmung gesondert nach unserem aktuellen Stundensatz abgerechnet.
(4) Reaktionszeiten richten sich nach der Dringlichkeit:
Kritische Fehler (System nicht erreichbar): innerhalb von 4 Stunden während der Geschäftszeiten
Nicht-kritische Anfragen: innerhalb von 24 Stunden während der Geschäftszeiten
Geschäftszeiten: Montag bis Freitag, 09:00 bis 18:00 Uhr (außer an gesetzlichen Feiertagen in Rheinland-Pfalz).
§ 6 KI-Entwicklung
(1) Wir entwickeln KI-Systeme nach den im Einzelvertrag dokumentierten Anforderungen. Eingesetzte Modelle und Frameworks (z.B. OpenAI, Anthropic, Google Gemini, Pinecone, lokale Open-Source-Modelle) werden nach fachlicher Einschätzung in Abstimmung mit dem Auftraggeber gewählt.
(2) Datenübermittlung an KI-Anbieter: Bei Nutzung Cloud-basierter LLMs (z.B. OpenAI, Anthropic) werden Daten an die jeweiligen Anbieter übertragen. Wir konfigurieren API-Aufrufe so, dass die übermittelten Daten nicht für das Training der Modelle verwendet werden, sofern der Anbieter dies anbietet. Auf Wunsch des Auftraggebers setzen wir vollständig lokale Open-Source-Modelle ein.
(3) Trainingsdaten: Soweit der Auftraggeber eigene Daten zum Training oder für RAG-Pipelines bereitstellt, garantiert er, dass er zur Nutzung dieser Daten berechtigt ist und keine Rechte Dritter verletzt werden. Bei personenbezogenen Daten ist ein gesonderter AVV nach Art. 28 DSGVO erforderlich.
(4) Output-Qualität & Halluzinationen: KI-Modelle sind fehleranfällig und können Antworten generieren, die faktisch unzutreffend, missverständlich oder kontextfrei sind („Halluzinationen"). Wir setzen branchenübliche Maßnahmen zur Qualitätssicherung ein (Source-Citations, Confidence-Scoring, Eval-Sets), können aber keine inhaltliche Korrektheit der Modell-Outputs garantieren.
(5) Menschliche Letztprüfung: Der produktive Einsatz für Entscheidungen mit erheblichen Auswirkungen (z.B. medizinisch, finanziell, rechtlich) erfordert eine menschliche Letztprüfung. Der Auftraggeber ist allein dafür verantwortlich, geeignete Prüfprozesse zu implementieren.
(6) Drittanbieter-Kosten: Kosten für API-Nutzung von Drittanbietern (OpenAI, Anthropic etc.) sowie GPU-Cloud-Hosting werden separat zum Selbstkostenpreis weitergegeben oder direkt vom Auftraggeber getragen, sofern nicht anders vereinbart.
(7) Eine Pflicht zur Einhaltung der EU AI Act-Anforderungen für „Hochrisiko-KI-Systeme" besteht nur, wenn dies ausdrücklich Bestandteil des Auftrags ist.
(8) Mika · KI-Chatbot auf unserer Website: Auf unserer eigenen Website bieten wir den KI-Chatbot „Mika" als unverbindlichen Beratungs-Assistenten an. Antworten von Mika sind keine verbindlichen Angebote im Rechtssinne und stellen weder eine Annahme noch ein Angebot zum Vertragsschluss dar. Verbindliche Aussagen zu Leistungen, Preisen und Konditionen erfolgen ausschließlich schriftlich durch unser Team (E-Mail oder unterzeichneter Vertrag). Details zur Datenverarbeitung im Chatbot findest du in unserer Datenschutzerklärung, Abschnitt 8.
§ 7 Online-Marketing & SEO
(1) Wir erbringen Online-Marketing-Dienstleistungen in den Bereichen Suchmaschinenoptimierung (SEO), Suchmaschinen-Werbung (SEA, z.B. Google Ads), Social-Media-Werbung (Meta Ads, LinkedIn Ads) und Content-Marketing.
(2) Erfolgsmessung: Online-Marketing-Maßnahmen unterliegen vielfältigen externen Faktoren (Wettbewerb, Saisonalität, Plattform-Algorithmen, Suchmaschinen-Updates). Wir schulden die fachgerechte Durchführung der vereinbarten Maßnahmen, nicht jedoch einen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg, eine bestimmte Position in Suchergebnissen oder bestimmte KPIs — soweit dies nicht ausdrücklich im Einzelvertrag als Erfolg vereinbart wurde.
(3) Mediabudget: Vom Auftraggeber für Anzeigen-Schaltungen bereitgestelltes Mediabudget ist nicht in unserem Honorar enthalten und wird direkt vom Auftraggeber an die jeweiligen Werbeplattformen gezahlt.
(4) Werbekonten: Auf Wunsch des Auftraggebers werden Werbekonten in seinem Namen angelegt und nach Vertragsende vollständig übergeben.
(5) Reportings: Soweit vereinbart, stellen wir monatlich ein Performance-Reporting zur Verfügung.
(6) Compliance: Der Auftraggeber gewährleistet, dass die in seinen Werbekampagnen beworbenen Produkte/Dienstleistungen sowie alle bereitgestellten Texte, Bilder und Videos den geltenden Werbebestimmungen entsprechen (UWG, HWG, Plattform-Richtlinien).
§ 8 3D-Druck
(1) Wir fertigen 3D-Druck-Werke nach den im Einzelauftrag bezeichneten Spezifikationen (Material, Abmessungen, Stückzahl, Farbe).
(2) Der Auftraggeber stellt das zu druckende 3D-Modell als druckfertige Datei bereit (z.B. STL, STEP, 3MF). Soweit wir das Modell selbst erstellen, gehen die Nutzungsrechte am Modell mit vollständiger Bezahlung auf den Auftraggeber über (einfaches Nutzungsrecht für den vereinbarten Zweck).
(3) Der Auftraggeber versichert, dass er zur Nutzung des Modells berechtigt ist und keine Rechte Dritter (insbesondere Urheber-, Marken-, Geschmacksmusterrechte) verletzt werden.
(4) Toleranzen: Bei FDM-3D-Druck sind Maßabweichungen von ±0,3 mm sowie sichtbare Schichtlinien fertigungstypisch und stellen keinen Mangel dar. Bei SLA/Resin-Druck gelten engere Toleranzen.
(5) Farbabweichungen zu Mustern oder Bildschirm-Darstellungen sind technisch bedingt und stellen keinen Mangel dar.
(6) Eigentumsvorbehalt: Die gefertigten Werke bleiben bis zur vollständigen Bezahlung Eigentum des Auftragnehmers.
§ 9 Print
(1) Wir übernehmen Gestaltung und/oder Produktion von Drucksachen.
(2) Im Honorar sind die im Angebot vereinbarten Korrekturschleifen enthalten. Darüber hinausgehende Anpassungen werden nach Aufwand abgerechnet.
(3) Druckfreigabe: Vor Druckbeginn übersenden wir dir eine Druckdatei (PDF/X) zur Freigabe. Mit der schriftlichen Druckfreigabe (Textform genügt) bestätigst du, dass die Datei in Inhalt, Rechtschreibung, Bildqualität und Layout deinen Vorgaben entspricht. Nach erteilter Druckfreigabe gehen Fehler und Korrekturen in Inhalt oder Layout zu Lasten des Auftraggebers.
(4) Toleranzen: Im Druckwesen übliche Toleranzen (Schnitt-, Falz-, Farbtoleranzen nach DIN ISO 12647-2) stellen keinen Mangel dar. Mengenabweichungen von bis zu ±5 % der bestellten Auflage sind branchenüblich.
§ 10 Hosting & Domain
(1) Wir registrieren und/oder verwalten Domains und Hosting-Dienste auf Wunsch des Auftraggebers.
(2) Domains werden im Namen und auf Rechnung des Auftraggebers bei den jeweiligen Registraren geführt. Wir übernehmen die technische Verwaltung. Auf Wunsch werden Domain-Inhaberschaft und administrative Kontaktdaten direkt auf den Auftraggeber eingetragen.
(3) Verfügbarkeit: Die technische Verfügbarkeit der Hosting-Dienste richtet sich nach den Bedingungen des jeweiligen Rechenzentrums-/Provider-Vertrags. Wir schulden eine durchschnittliche Jahresverfügbarkeit von 99,5 %, ausgenommen geplante Wartungsfenster sowie Ausfälle aufgrund höherer Gewalt.
(4) Backups: Wir erstellen regelmäßige Backups gemäß vereinbartem Hosting-Paket. Der Auftraggeber bleibt verpflichtet, eigene Backups als Sicherungskopie vorzuhalten.
(5) Bei Vertragsende übergeben wir Domain- und Hosting-Zugänge an den Auftraggeber. Eine Auth-Code-Anforderung wird innerhalb von 7 Werktagen erfüllt.
§ 11 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers
(1) Der Auftraggeber stellt alle für die Leistungserbringung erforderlichen Inhalte, Zugänge, Texte, Bilder, Daten und Informationen rechtzeitig zur Verfügung.
(2) Der Auftraggeber benennt eine zentrale Ansprechperson, die zu Entscheidungen über den Projektverlauf befugt ist.
(3) Der Auftraggeber gewährleistet, dass er an allen bereitgestellten Inhalten (Texte, Bilder, Logos, Marken) die erforderlichen Rechte besitzt und stellt uns von Ansprüchen Dritter frei.
(4) Verzögerungen aufgrund fehlender oder verspäteter Mitwirkung gehen nicht zu unseren Lasten. Termine verschieben sich entsprechend.
§ 12 Abnahme
(1) Nach Fertigstellung übersenden wir dir die Leistung zur Abnahme. Du prüfst die Leistung innerhalb von 14 Tagen nach Übergabe.
(2) Mängel sind schriftlich (E-Mail genügt) konkret zu benennen. Erfolgt innerhalb der Prüffrist keine Mängelmeldung oder wird die Leistung produktiv genutzt, gilt sie als abgenommen.
(3) Eine Abnahme darf nicht wegen unwesentlicher Mängel verweigert werden.
(4) Teilabnahmen sind möglich, wenn dies vereinbart wurde oder die Leistung in eigenständig nutzbare Teile zerlegbar ist.
§ 13 Preise & Zahlung
(1) Alle Preise verstehen sich, soweit nicht anders angegeben, in Euro zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.
(2) Sofern nicht anders vereinbart, sind unsere Rechnungen innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig.
(3) Bei größeren Projekten sind Anzahlungen und Teilzahlungen üblich (z.B. 40 % bei Auftragsbestätigung, 30 % bei Designfreigabe, 30 % bei Abnahme).
(4) Bei Zahlungsverzug sind wir berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) sowie eine Verzugspauschale von 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB) zu verlangen. Die Geltendmachung weitergehender Schäden bleibt vorbehalten.
(5) Bei wiederkehrenden Leistungen (Wartung, Hosting, Marketing-Betreuung) erfolgt die Abrechnung jeweils zum 1. des Monats im Voraus.
(6) Aufrechnung und Zurückbehaltungsrechte stehen dem Auftraggeber nur bei unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen zu.
§ 14 Nutzungsrechte
(1) Wir übertragen dem Auftraggeber mit vollständiger Zahlung des Honorars das einfache, zeitlich und räumlich unbeschränkte Nutzungsrecht an den im Rahmen des Vertrags erstellten Werken (Designs, Code, Inhalte, KI-Konfigurationen) für den vertraglich vereinbarten Zweck.
(2) Eine Übertragung auf Dritte oder eine Bearbeitung über den vereinbarten Zweck hinaus bedarf unserer ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung — diese werden wir bei berechtigtem Interesse nicht unbillig verweigern.
(3) Bei verwendeten Open-Source-Komponenten und lizenzpflichtigen Materialien (Schriften, Stockfotos) gelten die jeweiligen Lizenzbedingungen der Drittanbieter.
(4) Referenznennung: Wir sind berechtigt, uns auf erbrachte Leistungen zu Referenzzwecken zu berufen (Portfolio, Website-Beispiele, Case-Studies, Social-Media-Posts), sofern der Auftraggeber dem nicht aus berechtigten Gründen widerspricht. Beim Widerspruch entfernen wir die Referenz unverzüglich.
§ 15 Gewährleistung
(1) Es gelten die gesetzlichen Gewährleistungsfristen für Werkverträge bzw. Dienstverträge.
(2) Mängel werden von uns kostenfrei behoben, sofern sie nicht durch:
Eingriffe Dritter,
eigenmächtige Änderungen des Auftraggebers,
fehlerhafte Bedienung,
höhere Gewalt oder externe Einflüsse (z.B. Plattform-Updates Dritter)
verursacht wurden.
(3) Schlägt die Nacherfüllung zweimal fehl, kann der Auftraggeber nach seiner Wahl Minderung des Honorars oder Rücktritt vom Vertrag verlangen.
§ 16 Haftung
(1) Wir haften unbeschränkt:
bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit,
für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit,
nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes,
im Umfang einer von uns übernommenen Garantie.
(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haften wir — soweit es sich nicht um eine Verletzung wesentlicher Vertragspflichten („Kardinalpflichten") handelt — nicht.
(3) Bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung bei einfacher Fahrlässigkeit auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt und der Höhe nach auf das vereinbarte Honorar des betroffenen Auftrags beschränkt.
(4) Die Haftung für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn, Datenverlust oder Folgeschäden ist im gesetzlich zulässigen Rahmen ausgeschlossen.
(5) Datensicherung: Der Auftraggeber ist verpflichtet, eigene Daten regelmäßig zu sichern. Eine Haftung für den Verlust von Daten, die ohne wesentlichen Mehraufwand wiederhergestellt werden können, ist ausgeschlossen.
(6) KI-spezifisch: Wir haften nicht für Schäden, die aus inhaltlich fehlerhaften KI-Outputs entstehen, sofern diese nicht durch grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz unsererseits verursacht wurden und der Auftraggeber keine angemessene menschliche Letztprüfung vorgesehen hat.
§ 17 Vertraulichkeit
(1) Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Zusammenarbeit zur Kenntnis gelangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei strikt vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben. Dies gilt auch über das Vertragsende hinaus für einen Zeitraum von 3 Jahren.
(2) Vertraulich sind insbesondere: technische Konzepte, Quellcode, Geschäftsmodelle, Kundendaten, Kalkulationen, Strategien und Know-how.
(3) Die Weitergabe an eigene Mitarbeiter, Berater oder Subunternehmer ist nur zulässig, soweit diese die Information für die Vertragserfüllung benötigen und ihrerseits zu mindestens gleichwertiger Vertraulichkeit verpflichtet sind.
§ 18 Datenschutz
(1) Die Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach unserer Datenschutzerklärung sowie ggf. einem gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.
(2) Soweit wir im Auftrag des Auftraggebers personenbezogene Daten verarbeiten, ist vor Beginn der Verarbeitung ein AVV zu schließen. Die hierzu erforderliche Vorlage stellen wir bereit.
(3) Beide Parteien verpflichten sich zur Einhaltung der DSGVO und ergänzender nationaler Datenschutzgesetze.
§ 19 Laufzeit & Kündigung
(1) Werkverträge (z.B. Webentwicklung, KI-Projekte, 3D-Druck, Print) enden mit der Abnahme der Leistung.
(2) Laufende Verträge (Wartung, Hosting, Marketing-Betreuung) haben — sofern nicht abweichend vereinbart — eine Mindestlaufzeit von 6 bzw. 12 Monaten und verlängern sich anschließend automatisch um jeweils 12 Monate, sofern nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum Vertragsende in Textform gekündigt wird.
(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei:
Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen trotz Mahnung,
Insolvenzantrag einer Partei,
schwerwiegenden Verstößen gegen Vertragspflichten trotz Abmahnung.
(4) Kündigungen bedürfen der Textform.
§ 20 Digitale Signatur von Verträgen
(1) Wir bieten den Abschluss von Verträgen per einfacher elektronischer Signatur (EES) nach Art. 25 eIDAS-Verordnung an. Mit Klick auf „Verbindlich bestätigen" auf der jeweiligen Vertragsseite kommt der Vertrag rechtsverbindlich zustande.
(2) Die Bestätigung wird mit folgenden Daten zu Beweiszwecken protokolliert:
Name und E-Mail-Adresse des Unterzeichners
Datum und Uhrzeit der Bestätigung
IP-Adresse
Browser-Typ (User-Agent)
(3) Die EES erfüllt die Anforderungen für die meisten kommerziellen B2B-Verträge. Für Verträge, die per Gesetz die Schriftform erfordern (z.B. Bürgschaften, Mietverträge über mehr als ein Jahr), nutzen wir auf Anfrage qualifizierte elektronische Signaturen (QES) oder die handschriftliche Unterschrift.
(4) Der Auftraggeber gewährleistet, dass die zur Unterzeichnung berechtigte Person die Vertragsbestätigung vornimmt.
§ 21 Karriere & Bewerbungen
(1) Über das Bewerbungsformular eingereichte Bewerbungen begründen kein Vertragsverhältnis.
(2) Die Bearbeitung von Bewerbungen erfolgt im Rahmen unseres regulären Personalauswahlprozesses. Eine bestimmte Bearbeitungsdauer wird nicht zugesichert.
(3) Die Verarbeitung der Bewerbungsdaten erfolgt gemäß unserer Datenschutzerklärung.
(4) Mit der Einreichung versichert die bewerbende Person, dass alle Angaben wahrheitsgemäß sind und sie zur Übermittlung der bereitgestellten Unterlagen (z.B. Arbeitsproben, Portfolio) berechtigt ist.
§ 22 Kundenbewertungen & Testimonials
(1) Auf unserer Website veröffentlichen wir ausschließlich Bewertungen von Kunden, mit denen wir nachweislich Projekte abgeschlossen haben. Bewertungen Dritter ohne Geschäftsbeziehung werden nicht angezeigt.
(2) Die Echtheit jeder Bewertung prüfen wir durch Abgleich mit unserer Projektdokumentation. Vor der Veröffentlichung holen wir eine schriftliche Freigabe der jeweiligen Person zur Veröffentlichung des Zitats unter ihrem Namen ein.
(3) Wir verändern Bewertungen inhaltlich nicht. Lediglich offensichtliche Tippfehler oder Formatierungen können angepasst werden, sofern dies die Aussage nicht verändert.
(4) Negative Bewertungen werden nicht ausgeblendet, sondern fließen in die Gesamtbewertung ein. Auf Wunsch des Auftraggebers können Bewertungen anonymisiert oder entfernt werden.
(5) Diese Praxis erfüllt die Transparenzanforderungen nach § 5b Abs. 3 UWG (Sicherstellung der Authentizität von Verbraucherbewertungen).
§ 23 Schlussbestimmungen
(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertragsverhältnis ist Kastellaun, soweit der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
(3) Änderungen und Ergänzungen dieser AGB sowie individueller Verträge bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung des Textformerfordernisses.
(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine wirksame Regelung, die dem wirtschaftlich Gewollten am nächsten kommt.
(5) Wir sind berechtigt, diese AGB mit angemessener Vorankündigung (mindestens 6 Wochen) für laufende Verträge zu ändern. Widerspricht der Auftraggeber nicht innerhalb von 4 Wochen ab Zugang der Änderungsmitteilung, gelten die geänderten AGB als angenommen. Hierauf werden wir in der Änderungsmitteilung gesondert hinweisen.
(6) Wir sind nicht bereit oder verpflichtet, an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen (§ 36 VSBG).
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